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Tablas dinámicas en Excel

Las tablas dinámicas en Excel son un mecanismo de organizar datos en tablas, gráficas, etc. ya sea totalizando o promediando las cifras. Con fin de que la tabla dinámica realmente funcione o su uso valga la pena, los datos o cifras que van a ser utilizadas deben ser bastantes o de gran tamaño. Para comenzar el sencillo proceso de crear una tabla dinámica, se deben seleccionar los datos que se quiere organizar con el propósito de que estos se vean de una mejor manera y logren cumplir su objetivo, en este caso lo que quieran demostrar. Vamos a comenzar paso por paso el proceso que se debe llevar a cabo:

1. Insertar tabla dinámica. Una vez seleccionada dicha opción, Excel te da a seleccionar las celdas que quieres incluir en la tabla dinámica, los datos que serán reorganizados en el grafico, tabla, etc. En nuestro caso en particular los datos eran los cargos, la suma de prestaciones, y la edad de trabajadores que juntos elaborarían o darían la mejor opción de una estrategia empresarial para la venta de una serie de productos en especifico. (VER IMAGEN) (VER IMAGEN 2)
2. Inmediatamente el programa abre una nueva hoja donde aparece la tabla. Se debe seleccionar ahora los campos de lista que se quieren organizar, teniendo en cuenta cuales van a ser las columnas, las filas, y los valores que se van a repartir u organizar de acuerdo a las columnas y filas mencionadas anteriormente. Se agruparon las edades, haciendo clic en edades y agrupando la selección logrando así organizar los rangos de edades.
3. Una vez lista la tabla dinámica y el grafico que se desee utilizar, Excel da la opción de sacar cifras como los promedios, sumas totales, etc. de la información que se ha organizado con la herramienta de tablas dinámicas. Para sacar los promedios, ubicado encima de la tabla dinámica, se hace clic en la barra de herramientas donde dice cálculos. Allí salen una serie de opciones para seleccionar el deseado, en este caso fue el promedio. (VER IMAGEN)

   

   Ayuda Punto 3

Ayuda Punto 4

4. Técnicamente el proceso de desarrollar tablas dinámicas ya esta listo. Sin embargo, existen cosas que se pueden cambiar o mejorar. Se aprendió a mostrar la forma en la cual se muestran los números en la opción de formato de celdas. De esta manera se puede decidir si los números se muestran de acuerdo a moneda, numero, contabilidad, etc. (VER IMAGEN)

5. Se podría decir que el proceso de crear una tabla dinámica y perfeccionarla de acuerdo al gusto o las necesidades que uno pueda tener. Existe la opción de tener o no los totales de columnas, filas, etc. mostrando los porcentajes de cada uno de ellos y la sumatoria en total.

6. Finalmente, se puede desarrollar un cálculo en el cual en nuestro caso (vendedores, empresa, productos, etc.) vimos los porcentajes de lo que cada cliente se lleva, lo que cada vendedor vendió, y cual es el que más le esta costando a la empresa. Consecuentemente, colocamos las prestaciones en la celda de abajo y pusimos los porcentajes en el total de filas viendo el porcentaje correspondiente de cada de uno de ellos y la sumatoria que hace el 100%. Las tablas dinámicas son entonces una herramienta muy útil para organizar datos en el programa de Excel. Se toman datos que estén en una tabla común y corriente y se reubican en gráficos y tablas más estructuradas que permiten ver las cifras de una mejor manera. Se lleva a cabo con un proceso muy corto y sencillo, pero que tiene un gran efecto en la vistosidad del trabajo y la facilidad de quien lo esté viendo o leyendo. Una vez creada la tabla dinámica hay una serie de cosas que se pueden cambiar y/o ajustar a su gusto dándole el toque o el enfoque que cada uno le quiera dar a sus proyectos.