Gestión del conocimiento

Este recurso está orientado a docentes, describe un curso de gestión del conocimiento.

Objetivo general

Trabajar las maneras en que una buena gestión del conocimiento puede ayudar a que una organización sea más eficiente y sustentable.

Objetivos específicos

Entender el potencial de una mejor gestión del conocimiento
Incorporar buenas prácticas de documentación y gestión del conocimiento
Introducir algunas herramientas para documentar, sus ventajas y desventajas
Explorar el potencial y los límites de la colaboración en línea para la documentación y gestión del conocimiento

Primera parte - Documentos

Recepción (20 minutos)

Saludar, tomar lista y esperar a los rezagados.

Juego de preguntas y respuestas (20 minutos)

Objetivo: Romper el hielo y reflexionar sobre el acceso al conocimiento.
Materiales: Tarjetas con preguntas y respuestas de ciencia.
Dinámica: Pasan al frente tres participantes y los demás van leyendo preguntas sobre temas científicos. Uno de los participantes tiene que responder solo desde su conocimiento, otro puede consultar con los demás participantes y el tercero puede consultar en Google.
Reflexión: ¿Quién ganó y por qué? ¿Quién creen que hubiera ganado si hubieran tenido una hora para responder a cada pregunta y por qué? Diferencia entre cantidad de conocimiento accesible y velocidad de acceso al conocimiento

Conversación sobre gestión del conocimiento (20 minutos)

Objetivos:
- Conocer a los participantes y que se conozcan
- Intercambiar ideas previas sobre el tema
Dinámica: Cada participante se presenta, cuenta dónde trabaja y opina sobre la gestión del conocimiento dentro de su organización. Si alguno no sabe qué decir, se pueden usar las preguntas disparadoras como motivación. El último es el docente.
Preguntas disparadoras y algunas respuestas:
- ¿Cuál sería el potencial de una mejor gestión del conocimiento dentro de tu organización?
  - Mayor eficiencia organizacional
  - Mayor sustentabilidad: de la mente al documento, volvernos prescindibles
  - Transferir el conocimiento desde el lugar donde se genera hasta el lugar en dónde se va a emplear
  - Maximizar el impacto de nuestro trabajo
  - Potencial desconocido: no sabemos lo que no sabemos
- ¿Cómo se podría mejorar la gestión del conocimiento dentro de tu organización?
  - Digitalizar, publicar, abrir, compartir
  - Transferir vs compartir
  - El conocimiento no se divide: se copia o multiplica, al igual que los bits
  - Internet, Web, Nube
  - Sistemas de Gestión del Conocimiento (Knowledge Management Systems)
  - Comunidades de práctica
  - Adoptando buenas prácticas de documentación
- ¿Cuáles son los desafíos que nos enfrentan?
  - Jefes
  - Colegas
  - Leyes, o falta de ellas
- ¿Cómo los podemos superar o minimizar?
  - Pedir perdón, no permiso
  - Que no se pueda hacer todo no implica que no se pueda hacer nada

Internet, Web y Nube (20 minutos)

Diferencia entre la Internet (red de computadoras) y la Web (red de documentos)
El concepto de centralidad aplicado a la Web (PageRank) y sus implicaciones para maximizar el impacto de nuestros documentos
Computación en la nube, ejemplos, ventajas y desventajas

Receso (20 minutos)

Creación de documentos (20 minutos)

Cada participante redacta un documento sobre su organización, área o proyecto actual.

Se puede utilizar software wiki o algún otro con control de cambios (por ejemplo Google Docs o Microsoft Word), pero todos deben utilizar el mismo software y tener acceso a los documentos de los demás, ya que luego van a intercambiar documentos.

Buenas prácticas de documentación (20 minutos)

Estructura
- Las personas no leen de manera lineal, sino que escanean los documentos
- La importancia del marcado correcto: accesibilidad (lectores de pantalla) e interoperabilidad (scraping, spiders y web semántica)
- Reconocer la estructura del contenido (lista, tabla, árbol, flujo complejo, red) y utilizar los elementos adecuados para representarlo
- Utilizar títulos y subtítulos, listas y sublistas, pero no anidar más
Estilo
- Respetar las convenciones
- Escribir pensando en el usuario
- Empezar por lo más importante, siempre
- Agrupar contenido relacionado por párrafo
- Lo bueno, si breve, dos veces bueno
- Lenguaje simple (KISS), claro, accesible e inclusivo (preferir palabras de género neutro)
- Los documentos digitales no son papel (utilizar enlaces, imágenes, videos, etc.)
- Maximizar el alcance del documento: escribir con la mayor generalidad posible, explicitar supuestos, evitar ejemplos demasiado locales o actuales, preferir fechas a expresiones como «este año», etc.
Enlaces
- Crucial para los buscadores
- Enlazar palabras con contenido en vez de palabras como «click aquí», «ir», etc.
- Reducen el mantenimiento
- Evitan inconsistencias
- Abrevian el texto, dejando lo importante o esencial a la vista y el resto detrás del enlace
Licencias: Copyright, Copyleft, Creative Commons, Atribución, etc.
Buscar feedback de los usuarios
Iteración y mejora continua

Mejora de documentos (20 minutos)

Los participantes revisan y mejoran sus documentos en base a las buenas prácticas expuestas.

Juego del dilema del prisionero (20 minutos)

Juegos del dilema del prisionero

Intercambio de documentos (20 minutos)

Los participantes intercambian sus documentos y realizan mejoras sobre los mismos. Luego intercambian con alguien mas, y luego una tercera vez si el tiempo lo permite. Luego, cada participante abre su documento inicial y mira los cambios.

Conversación sobre colaboración (20 minutos)

¿Creen que sus documentos están mejor que antes?
¿Cuáles son las ventajas de la documentación colaborativa?
- Se puede llegar más lejos
- Revisión por pares: cuatro ojos ven mejor que dos
- Mejoras «automáticas»
- Sustentabilidad: continuidad cuando no estemos
- Evita la duplicación de trabajo
- Iteración y generalización
¿Cuáles son los requisitos para una colaboración efectiva?
- Interés u objetivo común
- Claridad sobre lo que es de cada uno y lo que es compartido
- Comunicación
- Manual de estilo
- Requisitos técnicos: control de cambios, sistema de permisos, resúmenes de edición, centralización
¿Cuáles son algunos miedos y mitos en torno a la colaboración?
- Errores
- Vandalismo
¿Cuándo no colaborar?
- Información firmada
- Causas malvadas

Segunda parte - Datos

Recepción (20 minutos)

Saludar, tomar lista y esperar a los rezagados.

Formularios (20 minutos)

Ventajas por sobre formularios de papel y PDFs
Conexión entre formularios, planillas, gráficos, automatización de tareas y APIs
Soluciones comerciales: Google Forms, Zoho Forms, Form IO, etc.
Demostración de creación de un formulario simple

Creación de formularios (40 minutos)

Los participantes se juntan de a pares e ingresan a la misma cuenta de Google provista por el docente. Cada pareja crea un formulario de inscripción a un evento ficticio y enlaza su formulario a una planilla. Por último, cada pareja abre y completa el formulario de otras dos parejas.

Modificación de formularios (20 minutos)

Cada pareja borra un campo a su formulario
Cada pareja agrega un campo a su formulario
Cada pareja cambia un campo a otro tipo de campo (de fecha a URL, por ejemplo)
Cada pareja desvincula su formulario y lo revincula a la misma planilla (para que se vincule a otra hoja dentro de la misma planilla)
Cada pareja borra una fila de datos de su planilla
Cada pareja agrega una fila de datos de su planilla

Receso (20 minutos)

Normalización de datos (20 minutos)

¿Qué es la normalización y por qué importa tanto?
Normalización en el formulario
Normalización en la planilla

Reutilización de datos (20 minutos)

Gráficos (20 minutos)

Automatización de tareas (20 minutos)

Posibilidades y ventajas de la automatización de tareas
Soluciones comerciales: Zapier, IFTTT, etc.
Demostración de una automatización simple
Conversación sobre las posibilidades que se les ocurran

Recursos

Ventajas del aprendizaje colaborativo
Infografía de accesibilidad web
Gestión del conocimiento - Artículo en Wikipedia
Wikipedia:Qué es un artículo destacado - Criterios de evaluación de artículos en Wikipedia
La Segunda Generación de la Gestión del Conocimiento (2008)
La gestión del conocimiento: una nueva perspectiva en la gerencia de las organizaciones (2001)
Ley de Simplificación y Desburocratización
The Wiki Way - Primer libro sobre wikis por el creador del primer software wiki
Decálogo Tecnológico de la ONTI
Imágenes y vídeos sobre gestión del conocimiento en Commons
Wikipedia Matters - Artículo sobre el impacto de Wikipedia en el turismo
How to Use Wikipedia as a Teaching Tool
F-Shaped Pattern of Reading on the Web - Datos sobre cómo leen los usuarios y recomendaciones para optimizar

Bibliografía adicional

King, William. «Knowledge Management and Organizational Learning» (en inglés).
Girard & Girard. «Defining knowledge management: Toward an applied compendium» (en inglés).
Fuentes, Adrián (2009). «La gestión del conocimiento en las relaciones académico-empresariales».